Mais de $1,5 milhão em contratos de aluguel gerados e executados sem intervenção manual. Da criação do modelo até a coleta de assinaturas e arquivamento de documentos, todo o ciclo do contrato funciona sozinho.
Uma empresa de gestão de aluguéis de temporada na costa leste gerencia um grande portfólio de propriedades de aluguel de curto e longo prazo. Cada ciclo de reserva requer um contrato de aluguel personalizado que reflita a propriedade específica, datas, valores e termos.
Durante a alta temporada, a equipe de operações gerava centenas de contratos. Cada um exigia buscar o modelo correto, personalizá-lo com os detalhes da reserva, enviá-lo para assinatura eletrônica, enviá-lo ao hóspede, fazer acompanhamento de contratos não assinados e arquivar o contrato assinado na pasta correta para a propriedade.
O processo era inteiramente manual. A equipe passava dias por semana apenas em administração de contratos. Erros nos detalhes dos contratos (datas erradas, valores errados, propriedade errada) criavam exposição legal e exigiam correções custosas. Contratos não assinados se acumulavam durante períodos de pico quando a equipe já estava no limite da capacidade.
Construímos um agente de automação de contratos de ponta a ponta que cuida de cada etapa desde a geração até o arquivamento.
Quando uma nova reserva é confirmada, o agente de IA busca o modelo relevante da propriedade e preenche com os detalhes da reserva: nome do hóspede, endereço da propriedade, datas de check-in/check-out, valor do aluguel, depósito de segurança, adendos de animais e quaisquer regras específicas da propriedade. O agente valida cada campo antes de gerar o documento final.
O contrato gerado é enviado ao DocuSign com campos de assinatura posicionados automaticamente. O hóspede recebe o contrato por e-mail com instruções claras. O agente monitora o status de conclusão da assinatura em tempo real.
Se um contrato não é assinado dentro do prazo esperado, o agente envia lembretes de acompanhamento, primeiro por e-mail, depois por SMS. Regras de escalonamento garantem que contratos próximos à data de check-in sem assinatura sejam sinalizados para intervenção humana.
Uma vez que o contrato está totalmente assinado, o agente arquiva o documento na pasta correta do Google Drive (organizado por propriedade, ano e temporada), atualiza o registro da reserva e notifica a equipe de operações da conclusão.
O agente de IA processou mais de $1,5 milhão em contratos de aluguel sem intervenção manual. O tempo do ciclo de contrato, da confirmação da reserva ao contrato assinado e arquivado, caiu de dias para horas.
Durante a alta temporada, a automação recuperou mais de 200 horas de trabalho por mês que antes eram gastas em administração de contratos. Em vez de cortar pessoal, o cliente redirecionou cinco funcionários para atividades de maior valor como relações com hóspedes, comunicação com proprietários e crescimento do portfólio. A mesma equipe que costumava estar enterrada em trabalho documental ajudou a empresa a escalar seus negócios durante o período mais movimentado.
Erros de contrato causados por entrada manual de dados foram virtualmente eliminados, e lembretes de acompanhamento rodam automaticamente para que contratos não assinados não se acumulem mais quando a equipe já está no limite da capacidade.